Kính gửi quý thầy, cô,
gửi bạn đồng môn Gia Long,

Tại đại hội Gia Long Thế Giới kỳ thứ 8 ở Montreal vào tháng 10 năm 2017 vừa qua, gia đình Gia Long Houston Và Các Vùng Phụ Cận, đã hân hạnh được quý vị giáo sư và các bạn đồng môn hiện diện, ưu ái trao cho nhiệm vụ tổ chức đại hội Gia Long Thế Giới kỳ 9 tại Houston.

Ngay khi từ Montreal về đến nhà, các em trong ban điều hành Hội Gia Long Houston Và Các Vùng Phụ Cận đã hăm hở bắt tay ngay vào việc sửa soạn tổ chức đại hội. Nhìn sự hăng hái của các em và phu quân của các em, chị em trong ban Cố Vấn chúng tôi không khỏi mừng vui và cảm động.

Sau 6 tháng tìm kiếm, thay đổi nhiều hotel khác nhau. Hotel Royal Sonesta đã được chọn vì các lý do: địa điểm ngay trung tâm thành phố, có thể đi bộ tới khu thương mại lớn, đẹp và sang nhất Houston là Galleria. Giá phòng $109.00 cho một đêm (tùy theo mùa giá phòng tại Sonesta có thể lên tới $259 một đêm). Giá tiền cho Dinner không quá đắt. Và quan trọng hơn cả là Grand Ballroom có thể chứa được 83 bàn. Thú thực với quý thầy cô, và quý bạn, nhóm chị em cố vấn đã rất sợ sẽ không thể tiêu thụ hết số vé cho 83 bàn này.

Sau khi ngồi xuống với nhau để làm một bản kê khai các thứ phí tổn cho đại hội như: Tiền in đặc san, tiền ăn, tiền thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng và chuyên viên điều khiển, thuê ban nhạc, ca sĩ, nhân viên giữ gìn an ninh, người quay phim, người chụp hình, tiền dành riêng cho ban văn nghệ, ban trang trí hội trường, v…..v…. Với sự hỗ trợ tài chánh của GS Trần Văn Thuần và một vài chị em GL Houston và Các Vùng Phụ Cận, ban tổ chức đã có một số vốn nho nhỏ và đã quyết định vé đại hội là $120 cho một vé, và nếu sau này bị lỗ vốn, vài em trong ban tổ chức sẽ mỗi em hy sinh bỏ ra một số tiền từ $5000.00, $2000.00 tới vài trăm để bù vào. Chân thành cám ơn Thầy, cám ơn các chị em.

Hội Ái Hữu Cựu Nữ Sinh GL Houston Và Các Vùng Phụ Cận từ xưa đến nay sinh hoạt trong tinh thần đoàn kết và tương trợ lẫn nhau, khi có việc cần đến tài chánh thì cùng nhau quyên góp cho đủ để giải quyết vấn đề, bình thường quỹ của hội không có nhiều, vì giữ nhiều thì phải đóng thuế. Vì cần tiền để đặt trước cho Hotel, và các chi phí cho Đại hội, và để dễ dàng cho việc sắp xếp, ban tổ chức đã đề ra một phương cách mới trong việc phân phối vé bằng cách first come, first serve (ai ghi danh, trả tiền trước sẽ được có tên trên danh sách trong website), và yêu cầu các bạn ghi danh, mua vé từng nhóm.

Sau khi ra mắt website của đại hội 2019dhgl.org, sự sốt sắng đáp ứng của bạn bè khắp thế giới đã khiến ban tổ chức thật bàng hoàng, ngạc nhiên, và mừng vui. Đúng là quá sức tưởng tượng của chúng tôi.

Chỉ trong vòng 2 ngày số phòng mà Hotel Royal Sonesta đã dành riêng cho đại hội với giá đặc biệt đã hết sạch. Các em trong ban tổ chức (BTC) vội vàng liên lạc với các hội đoàn khắp nơi để lấy danh sách Thầy, Cô, và các ban văn nghệ chưa kịp đặt phòng, và một mặt khác liên lạc với khách sạn để xin thêm phòng với giá đặc biệt. Việc này nghe thì rất đơn giản nhưng khi làm rồi mới biết thật là rắc rối và cần khá nhiều thời gian để giải quyết cho từng phiếu đặt phòng gởi đến cho BTC. Xin quý Thầy, Cô, các đồng môn GL vui lòng chờ đợi, các em trong BTC hứa sẽ tìm phòng tại Sonesta với giá đặc biệt và đúng như ý của từng phiếu đặt phòng đã nhận được.

Số phòng ban Du Lịch đã giữ trên du thuyền Carnival Valor với giá tiền discounts cũng đã hết. Nhưng vì du thuyền rất lớn, họ vẫn có thể đáp ứng thêm số khách nếu có của chúng ta.

Số vé đại hội cho 83 bàn cũng đã hết sau gần hai tháng loan báo trên website của ban tổ chức.

Vé tiền đại hội tại nhà hàng Kim Sơn cũng đã hết số vé dự định là 350. Khác với đại sảnh đường của Royal Sonesta có sức chứa tối đa là 830 người, nhà hàng Kim Sơn có nhiều phòng to, nhỏ khác nhau, có thể mở rộng để đón tới 1000 khách. Ban tổ chức đã ký ngay giao kèo mới để có thể đáp ứng số chị em vì không mua được vé đại hội nhưng vẫn muốn được gặp gỡ thầy cô, cũng như bạn bè đồng khoá, đồng môn. Số vé bán cho tiền đại hội tính tới hôm nay đã vượt quá con số 500.

Niềm vui chan hoà mà ban tổ chức vừa có được, nhờ vào sự nhận lời tham dự thật sớm, của trên 20 giáo sư, sau khi đã nhận được thư mời. Chắc các thầy cô đã thông cảm và thương ban tổ chức đang vất vả ngày đêm, để cố gắng tổ chức được một đại hội hoàn hảo, không phụ lòng tin của tất cả các thầy cô, và các bạn đồng môn. Chúng em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô. Chúng em vẫn mong sẽ có thêm nhiều giáo sư tham dự đại hội. Chúng em đã có một số bàn dành riêng để mời các giáo sư.

Niềm vui mà các chị em đồng môn khắp nơi dành cho ban tổ chức, bằng cách ghi danh và đóng tiền thật sớm. Các bạn đã ghi danh theo từng nhóm. Điều này đã khiến ban ghi danh rất cảm động và cảm ơn quý chị em. Nhờ ghi danh theo nhóm mà các chị, em sẽ có một số bàn gần nhau, và mỗi nhóm sẽ tự sắp bàn cho nhóm của mình, để được ngồi với nhau, tha hồ hàn huyên, tâm sự. Hơn thế nữa, các chị em đã một phần gánh đỡ việc xếp bàn, rất mất thì giờ dùm ban tổ chức. Nhưng chưa vui được bao nhiêu thì nỗi buồn đã ập tới, hộp thơ liên lạc tràn ngập những emails những thắc mắc sau khi thấy thông báo trên website, vé đại hội đã bán hết, và cuối cùng là rất nhiều ý kiến.

Các bạn ơi, hãy kiên nhẫn và thông cảm với những nỗi nhức đầu mà ban tổ chức đang gánh chịu, các em trong ban tổ chức đã đưa ra rất nhiều giải pháp, từ chuyện nhường vé của mình để có thêm chỗ cho các hội đoàn, sau đó lại thuyết phục ban giám đốc của Hotel để kê thêm một ghế cho mỗi bàn, nhưng họ cho biết để có được 83 bàn trong hội trường họ đã phải dùng khổ bàn tròn nhỏ nhất, chỉ đạt được 10 plates setting, không thể thêm được 1 chỗ nữa. Trong 83 bàn này đã có 9 bàn nằm ngay trên sàn nhảy, khi nào ĐH xong khách sạn sẽ dọn những bàn này đi để có sàn nhảy cho màn dạ vũ. Ban tổ chức lại tính mượn thêm một hội trường nhỏ gần đó nhưng lại sợ không biết các chị đồng môn có bằng lòng ngồi ở phòng này hay không. Nói tóm lại chúng tôi đang suy nghĩ và cố gắng tìm kiếm một phương cách tốt nhất để có thêm chỗ cho chị em đang có tên trên waiting list, để các chị em có thể đến với đại hội, để cùng chia xẻ niềm vui hội ngộ với thầy cô, và bè bạn.

Chúng tôi vô cùng cảm kích trước những emails, những cú diện thoại ân cần thăm hỏi, và những ý kiến đóng góp của Thầy, Cô, các bạn cho ban tổ chức. Chúng tôi rất mong được sự thông cảm và thứ lỗi của các bạn chưa có vé đại hội. Mong các bạn đừng nổi giận với ban tổ chức nữa, các bạn nhé. Chúng tôi đang cố gắng tìm cách sửa chữa những lỗi lầm đã vấp phải đây các bạn ạ. Xin hãy kiên nhẫn với niềm hy vọng, chúng ta sẽ có một đại hội Gia Long đúng nghĩa và đầy ấm cúng.

Chúng tôi cũng không quên, chân thành cảm ơn các chị, em dù không mua được vé đại hội, vẫn vui vẻ khi chỉ mua được vé tiền đại hội, vì đối với các chị em, chỉ cần được gặp gỡ thầy cô, và bạn hữu là các chi em cũng vui lắm rồi.

Trước khi dừng bút, chúng tôi xin một lần nữa, chân thành cảm ơn tình cảm mà quý thầy cô, quý bạn đã trao cho chúng tôi, gia đình Gia Long Houston Và Các Vùng Phụ Cận. Chúng tôi nguyện sẽ cố gắng hết sức để hoàn thành một đại hội thật đầm ấm, vui tươi, và đầy tình thân ái giữa thầy trò, giữa bạn đồng môn của đại gia đình Gia Long trên toàn thế giới.

Trân trọng kính chào quý thầy cô và quý bạn,

Ban Tổ Chức & Ban Cố Vấn